If vil reise mindre og setter nye mål for 2022
If har bestemt at selskapet skal redusere reisevirksomheten i 2022 sammenlignet med 2019, som var det siste året med ordinær reisevirksomhet. Ifs nye mål er å redusere antall forretningsreiser med hele 50 prosent. – Vi ønsker å gjennomføre reiser og møter på en mer bevisst og bærekraftig måte, sier Magnus Hagström, Ifs Business Meeting Manager.
I 2019 ble det gjennomført cirka 17 000 flyreiser i If. Da pandemien kom i mars 2020, stoppet reisevirksomheten brått, noe som førte til en reduksjon på mer enn 75 prosent.
If har bestemt at selskapet ikke skal tilbake til det som var normalen før pandemien, selv om normal reisevirksomhet i prinsippet kan gjenopptas.
– Målet vårt er å redusere reisevirksomheten med 50 prosent i 2022 sammenlignet med 2019. Dette målet har blitt definert i nært samarbeid med alle forretningsområdene. Vi har også hatt dialog med fagforeningene. Når vi reiser mindre, blir vi mer miljøvennlige, samtidig som vi sparer kostnader på en meningsfull måte, sier Magnus Hagström.
En bærekraftig og omsorgsfull møtekultur
I forbindelse med det nye målet har If utvidet retningslinjene for reiser med nye retningslinjer for møter. Formålet er å gjøre det enklere for medarbeiderne å bestemme når de bør reise til fysiske møter og når de bør møtes digitalt. Retningslinjene inneholder flere generelle tips for gode møter og gjør det enklere for medarbeiderne å velge om de skal gjennomføre et møte fysisk eller digitalt.
– Under pandemien har vi vist at vi kan drive virksomheten vår uten reising, kun ved hjelp av digitale møter. Vi kommer til å bruke det vi har lært til å videreføre en kultur som preges av redusert reisevirksomhet. Det skaper mange fordeler for miljøet, for If, og for alle oss og familiene våre. Ved å redusere de lange arbeidsdagene som oppstår i forbindelse med hyppig reisevirksomhet, frigjør vi tid i hverdagen, noe som også kan bidra til å redusere stress, sier Astrid Holm, Head of Nordic HR.
Digitale møter er Ifs foretrukne alternativ til reiser. For å støtte denne kulturen og den nye måten å jobbe på, gjennomfører If forbedringer ved flere av kontorene, og mange nye rom har blitt utstyrt med enheter for Teams-møter.
– Vi har integrert Teams i videoløsningen vår, og vi har installert Teams-utstyr i rundt 150 møterom i hele Norden for å gjøre det enklere å gjennomføre digitale møter, sier Magnus Hagström.
Medarbeiderne har ansvar for å sikre at reiser gjennomføres i tråd med retningslinjene.
Kort oversikt over retningslinjene for reiser:
- Når du avgjør om møtet skal være fysisk, på Teams eller i en hybridform, så tenk gjennom formålet med møtet.
- Teams er det beste valget hvis møtet har fast agenda og består av en statusoppdatering, utveksling av informasjon og kunnskap, presentasjoner, oppfølginger og lignende.
- Et fysisk møte er det beste valget hvis målet for møtet er å bygge relasjoner og kultur. Fysiske møter gjør det mulig å skape engasjement og kontakt, å samarbeide og innovere, og å bygge tillit og relasjoner – både individuelt og i teamet.
- Et hybridmøte er et alternativ til et Teams-møte. Noen deltakere samles i et møterom eller et annet fysisk sted, mens andre deltar virtuelt via Teams. Med et hybridmøte skal målet være at alle som deltar, får en så lik opplevelse som mulig (både fysisk og virtuelt).
Magnus Hagström
Business Meeting Manager,
Gothenburg
Astrid Holm
Head of Nordic HR Business Partner,
Oslo