Formål og rettslig grunnlag for opptak
Vi tar opp alle innkommende og de fleste utgående samtaler. Hvis en utgående samtale blir tatt opp, blir du informert om det enten i begynnelsen av samtalen eller på forhånd via SMS. Når du ringer våre uavhengige forsikringsagenturer, er det ikke sikkert at samtalen blir tatt opp.
Hvordan vi kan bruke opptakene, er avhengig av dine individuelle samtykkevalg, som forklart nedenfor.
Alle opptak kan brukes til å verifisere hva som ble avtalt eller hva som ble lovet deg under samtalen. Dette er viktig siden disse samtalene kan ha stor betydning for kundene våre og deres rettssikkerhet. Som forsikringsselskap er vi også lovpålagt å sørge for at visse opplysninger blir gitt under samtalene, og opptakene kan brukes til å verifisere at disse kravene er oppfylt. Av og til kan opptakene også brukes til konfliktløsning og avdekking av forsikringssvindel. Når et samtaleopptak brukes til disse dokumentasjonsformålene, er vårt rettslige grunnlag for behandlingen berettiget interesse (artikkel 6 nr. 1 bokstav f i personvernforordningen).
I tillegg kan vi be om ditt samtykke til å bruke opptaket for å forbedre kvaliteten på tjenesten vår. Hvis du ikke gir ditt samtykke, eller hvis du trekker tilbake ditt samtykke, vil opptaket ikke bli brukt til dette formålet. Hvis du gir ditt samtykke til dette formålet, kan vi analysere samtalen ytterligere for å finne ut hvordan vi kan forbedre driften vår. Vi kan for eksempel se etter spørsmål som ofte blir stilt under samtalene, og analysere hvordan vi kan informere kundene våre bedre om disse temaene. I tillegg kan vi bruke opptakene til å lære opp medarbeiderne våre. For eksempel kan en leder lytte til opptaket og gi tilbakemelding til rådgiveren. Når et samtaleopptak brukes til å forbedre tjenestekvaliteten vår, er vårt rettslige grunnlag for behandling samtykke (artikkel 6 nr. 1 bokstav a) i personvernforordningen).
Hvis du ønsker å trekke tilbake et samtykke du har gitt oss
Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ditt, og da vil vi ikke lenger bruke opptaket til formål som krever samtykke. Tilbaketrekkingen vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen som ble utført før samtykket ble trukket tilbake. Vi kan fortsatt behandle opptaket for de formålene som ikke er underlagt samtykke, som forklart ovenfor.
Du kan trekke tilbake samtykket ditt ved å skrive til innsyn@if.no
Lagringstid
Samtaler lagres i lydformat og/eller som skriftlige transkripsjoner.
Alle lydopptak og transkripsjoner slettes etter tre år, med mindre det er et pågående krav, tvist eller lignende som gjør at informasjonen er nødvendig lenger.
Hvis du har gitt ditt samtykke til å bruke opptaket for å forbedre kvaliteten på tjenesten vår, vil vi fortsette å bruke lydopptaket til dette formålet i opptil ett år. For å analysere langsiktige trender (for eksempel temaer som tas opp i samtalene), kan vi fortsette å bruke en skriftlig utskrift av samtalen i opptil tre år, og deretter slettes utskriften. Personopplysninger som navn, personnummer, polisenummer og kontaktopplysninger maskeres fra skriftlige utskrifter.