Sameiets øverste myndighet er årsmøtet. Ordinært årsmøte skal avholdes hvert år innen utgangen av juni. Styret skal på forhånd varsle seksjonseierne om dato for møtet og om siste frist for innlevering av saker som ønskes behandlet.
Innkalles det for sent, kan en seksjonseier eller et styremedlem få tingretten til å innkalle til årsmøte.
Det kan kalles inn til ekstraordinært årsmøte når styret finner det nødvendig, eller når minst to seksjonseiere som til sammen har minst en tiendedel av stemmene ønsker det, og samtidig oppgir hvilke saker de vil ha behandlet.
Det er styret som innkaller til årsmøte. Innkallelse til ordinært møte skal skje med minst åtte og høyst tjue dagers varsel. Innkallelse til ekstraordinært møte kan om nødvendig skje med kortere varsel, men likevel minst tre dager i forveien.
Innkallelse skal skje skriftlig. Som skriftlig regnes også elektronisk kommunikasjon. Det kan bestemmes i vedtekter at innkallelse kan skje på annen måte, men det er som regel ikke å anbefale. De som ikke bor i gården har uansett krav på skriftlig varsel.
Innkallingen må tydelig angi de saker som skal behandles. Saker som ikke er oppført kan ikke behandles med mindre alle seksjonseierne er til stede og stemmer for å ta beslutning i saken. Den enkelte skal vite hva han går glipp av ved ikke å møte, og seksjonseierne skal også ha anledning til å forberede seg.
For at et forslag som krever to tredjedels flertall skal kunne behandles, må hovedinnholdet være angitt i innkallingen.
Saker som en sameier ønsker behandlet skal angis i innkallingen når styret har mottatt melding innen den forhåndssatte fristen.
Årsmøtet skal behandle de sakene som er angitt i innkallingen til møtet. Uten hensyn til om sakene er nevnt i innkallingen, skal det ordinære årsmøtet.
Årsberetning, regnskap og eventuell revisjonsberetning for de sameier som har revisjonsplikt (21 eller flere seksjoner) skal senest en uke før ordinært årsmøte sendes ut til alle seksjonseiere med kjent adresse. Dokumentene skal dessuten være tilgjengelige på møtet.
Forslag innkalling til årsmøteStyreleder er møteleder, med mindre man velger en annen, for eksempel en advokat. Møteleder er ansvarlig for protokollførsel av alle saker som behandles, og vedtak som fattes.
Protokollen underskrives av møteleder og minst en seksjonseier, og skal holdes tilgjengelig for seksjonseierne.
Forslag til protokoll fra årsmøte
Alle eierseksjonssameier skal ha vedtekter. Det følger av eierseksjonsloven. Vedtektene skal vedtas og endres av årsmøtet.
Etter loven trenger vedtektene kun å opplyse om eiendommens gårds- og bruksnummer, og hvor mange medlemmer styret skal ha. Det er likevel praktisk med litt mer omfattende vedtekter.
Det er årsmøtet som skal fastsette og endre vedtektene. I de fleste tilfeller er det krav om minst to tredjedels flertall for å endre vedtektene, med loven stiller også strengere krav.
I flere tilfeller sier loven at et vedtak må fremkomme i vedtektene for å være gyldig, og for at det skal kunne påberopes overfor for eksempel nye seksjonseiere. Begrunnelsen for det er at disse vedtektene er i strid med vanlige hovedregler i eierseksjoner og da bør vedtaket være synlig.
Dette gjelder blant annet for en seksjonseiers enerett til å bruke deler av fellesarealet, innskrenkninger i bruken av seksjoner, bestemmelser om annen utgiftsfordeling, vedtak om strengere flertallskrav enn hovedregelen og innskrenkning av styrets myndighet.
Vedtekter kan som nevnt bare endres eller vedtas på årsmøtet.
Hovedregelen er at endringer av vedtekter krever to tredjedels flertall, men i noen tilfeller er det strengere krav.
Det finnes vedtekter som bare kan besluttes med samtykke fra de det gjelder. Det kan være regler om bruk av næringsseksjoner, utvidet plikt for seksjonseiere til å vedlikeholde deler av fellesarealet, begrensninger i den rettslige råderetten over seksjonen eller for eksempel avtalt panterett for fellesutgifter utover den lovbestemte panteretten.
I noen tilfeller krever endring av vedtektene at alle seksjonseierne uttrykkelig har sagt seg enige, altså full enighet. Det er de svært inngripende vedtektene som krever at alle er enige.
Det gjelder for eksempel salg eller bortfeste av hele eller store deler av eiendommen, for tiltak som innebærer vesentlige endringer av sameiets karakter eller store endringer i hvordan fellesutgiftene fordeles.
Vedtekter i sameier som er i strid med den nye eierseksjonsloven, gjelder ikke lenger etter 1. januar 2019. Det betyr at alle sameier må sørge for å endre sine vedtekter før denne datoen.